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Das Pflichtenheft eines Stiftungsvorstands: "Wer schreibt, der bleibt"

Vorstände von Stiftungen laufen immer öfter Gefahr, Fehler zu machen und damit persönlich in die Haftung genommen zu werden. Zwei anerkannte Experten helfen, die wichtigsten Fußangeln zu vermeiden.

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Stefan Fritz, Geschäftsführer der Stiftungen der Erzdiözese München und Freising (links), und Jörg Seifart, Gründungschef der GfdS Gesellschaft für das Stiftungswesen (rechts).
 

Gerade zu Jahresbeginn kann es sich für Gremien und deren Berater lohnen, das kleine Einmaleins der formalen Anforderungen an das Stiftungsmanagement noch einmal durchzugehen. Stefan Fritz, Geschäftsführer der Stiftungen der Erzdiözese München und Freising, und Jörg Seifart, Gründungschef der GfdS Gesellschaft für das Stiftungswesen haben einige Ratschläge parat.

Die Angst geht um
Spätestens seitdem der ehemalige Direktor der Johannes a Lasco-Stiftung zur Zahlung von Schadensersatz in Millionenhöhe an „seine“ Stiftung verurteilt wurde, sind Haftungsängste in vielen Stiftungsgremien ständige Begleiter – auch wenn sie sich in der Praxis immer noch selten realisieren. Jüngst veröffentlichte in diesem Zusammenhang der Bundesverband Deutscher Stiftungen die Ergebnisse einer Befragung zum Thema. „Welche Maßnahmen hat Ihre Stiftung zur Vermeidung von Haftungsfällen und zur Absicherung bei Schäden getroffen?“, lautete eine der Fragen. Und die mit 65,2 Prozent am häufigsten gegebene Antwort lautete: „Entscheidungsgründe dokumentieren wir schriftlich“.

Mehrere Punkte erscheinen für den unbefangenen Leser an dieser Aussage bemerkenswert.

Erstens: Kann eine so simple Maßnahme wie die schriftliche Dokumentation von Entscheidungsgründen tatsächlich Haftungsrisiken reduzieren? Und wenn dem so ist: Warum machen dann nur rund zwei Drittel der Befragten Gebrauch davon? Dieser Beitrag soll einige Details der Stiftungspraxis näher beleuchten, die auch für Anlageberatung und –entscheidung hohe Relevanz haben. Gerade zu Jahresbeginn kann es sich für Gremien und Berater lohnen, das kleine Einmaleins der formalen Anforderungen an das Stiftungsmanagement noch einmal durchzugehen.

1. Die Beschlusssammlung
Dreh- und Angelpunkt für das Stiftungshandeln ist die Beschlussfassung in den Gremien. In der Regel wird eine Stiftung durch Vorstandsbeschlüsse gesteuert. Sie sind Grundlage etwa für die Vergabe von Mitteln, aber auch für die Eigenverwaltung, darunter Investitionsentscheidungen. Je nach Ausgestaltung der Satzung beziehungsweise der Geschäftsordnung können Vorstandsbeschlüsse auf unterschiedliche Art zustande kommen. Die Vorstandssitzung mit persönlicher Präsenz der Mehrzahl der Vorstandsmitglieder dürfte in der Praxis zusehends an Bedeutung verlieren. Immer häufiger ergänzen Telefon- und Videokonferenzen oder das Umlaufverfahren im elektronischen Wege die Präsenzsitzungen, sofern die Satzung dies zulässt. Umso schwieriger ist es für den Vorstand und alle anderen Betroffenen, den Überblick über die jeweils aktuelle Beschlusslage der Stiftung zu behalten.

Gerade im E-Mailverkehr kann es schwierig sein, zwischen informeller Abstimmung und formalem Beschluss zu unterscheiden. Bewährt hat sich hier eine allen Gremienmitgliedern zugängliche Beschlusssammlung, die neben dem Wortlaut der Beschlüsse auch deren Begründung enthält und von den Vorstandsmitgliedern mindestens einmal jährlich gegengezeichnet wird. So kann notfalls auch im Nachhinein noch Klarheit über die Beschlussqualität hergestellt werden. Will heißen, dass an dieser Stelle zu überprüfen ist, ob tatsächlich alle relevanten Entscheidungen, auch aus teilweise informellen Abstimmungen, als Beschluss des Gremiums dokumentiert worden sind.  Bei Anlageentscheidungen sollten zusätzlich die Beratungsdokumentation und gegebenenfalls Produktinformationen beigefügt werden.

Handlungsempfehlung: Zum Jahreswechsel empfiehlt es sich, die Beschlusssammlung auf Vollständigkeit zu überprüfen.

Unter Haftungsaspekten mindestens ebenso wichtig wie Beschlüsse über das Stiftungshandeln, in der Praxis aber häufig übersehen: Beschlüsse  über das Nichthandeln. Entscheidet der Vorstand beispielsweise, an einer Anlagestrategie festzuhalten, selbst wenn diese momentan keine Erfolge verzeichnen kann, sollte er dies unbedingt formal beschließen und begründen. Andernfalls läuft er Gefahr, dass sein Nichthandeln später als Versäumnis und Pflichtverletzung  interpretiert wird.

2. Der Wirtschaftsplan
Wenn es um den Inhalt des Pflichtenhefts von Stiftungsvorständen geht, wird immer häufiger das Bild des „ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters“, wie er aus dem Aktiengesetz bekannt ist, als Vergleich herangezogen. Das heißt für die Stiftungsvorstände, auch die ehrenamtlichen, dass von ihnen bei der Bewirtschaftung des Stiftungsvermögens eine kaufmännische Herangehensweise verlangt wird.

Hierzu dürfte im Regelfall auch ein Wirtschaftsplan gehören, der sich mindestens auf das laufende Geschäftsjahr erstreckt. Einige Landesstiftungsgesetze enthalten ebenfalls entsprechende Vorgaben. So verlangt etwa das Bayerische Stiftungsgesetz einen „Voranschlag“, der vor Beginn des Geschäftsjahres aufzustellen ist und die Grundlage für die Verwaltung aller Einnahmen und Ausgaben bildet. Ausgangspunkt jeder Planung sollten die Ausgaben sein, insbesondere für die bereits laufenden und fürs Geschäftsjahr zugesagten Förderungen sowie für die Eigenverwaltung der Stiftung.

Die Einnahmen bestehen bei den meisten Stiftungen aus den Vermögenserträgen. Schon aus dem Verhältnis der geplanten Einnahmen zu den verschiedenen Ausgabenposten lässt sich erkennen, ob die Verwaltungskosten sich noch im angemessenen Rahmen bewegen – eine für Stiftungen wichtige Stellgröße, die angesichts der Niedrigzinsphase verstärkt zu Diskussionen mit den Behörden führt. Einnahmen und Ausgaben sollten nicht nur summenmäßig sondern auch terminlich korrespondieren: Die Liquiditätsplanung ist ein wichtiger Teil des Wirtschaftsplans.

Stiftungen, denen die reale Vermögenserhaltung als Ziel vorgegeben ist, sollten außerdem einen Ansatz zum Inflationsausgleich in die Planung aufnehmen. Sofern hierbei in der Vergangenheit auf den Verbrauchpreisindex abgestellt wurde, ist dieser Ansatz dringend zu überprüfen. Denn hier unterscheiden sich die Vorjahresergebnisse (Jahresteuerungsrate 0,5 Prozent) erheblich von den Erwartungen für 2017 (1,7 bis 1,9 Prozent). Über entsprechende Renditereserven dürften die wenigsten Stiftungen verfügen. Um dieses Ziel nicht gründlich zu verfehlen, kommt beispielsweise eine Durchschnittsbildung über mehrere Jahre als Alternative in Betracht. Diese müsste aber in die Planung aufgenommen werden.  

Handlungsempfehlung: Zum Jahresbeginn sollten die Planungsgrundlagen auf Klarheit und Realisierbarkeit überprüft werden, um späteren Anpassungsdruck zu vermeiden. (hh)

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